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Etiqueta: eficiencia

Sé perfecto

La perfección existe o eso creen algunos. El rigor en el hábito, el análisis del último dato, la mejora sin fin, un 10 de nota tras un 10 de nota… Suena muy, muy bien… ¿Pero puede ser lo mejor, enemigo de lo bueno?

Hay unos cuantos peligros detrás de un anhelo desproporcionado de perfección: el estrés, el riesgo de frustración, la parálisis por el análisis, la ineficiencia… ¿La ineficiencia? Claro: se puede ser ineficiente si uno lo hace muy, muy bien, pero necesita mucho tiempo para hacerlo. O si lo hace para alguien, y ese alguien no necesita la perfección.

Este ladrón de tiempo, muy característico de personas controladoras y exigentes, genera intolerancia a los errores, lo que dificulta la toma de decisiones, incrementa los esfuerzos y ralentiza los mecanismos de seguimiento.

Nada más lejos de nuestra intención poner coto a esa sana inquietud por mejorar cada día, progresar, conseguir mejores resultados… Pero como con todos los excesos, convendremos en que hay que tener cuidado.

Si un bombero o un médico de urgencias siguiera en todo los casos, al 100%, el protocolo o rutina establecida, paradójicamente, podría poner vidas en peligro.

Si un joven, por buscar un 10 en un examen, estudia tanto que se queda “vacío” de energía, estará más cerca de sacarlo, pero también más cerca de suspensos en otras asignaturas.

Si un comercial elabora con tanto mimo una propuesta que no la entrega en hora al no estar perfecta, a lo mejor pierde el autobús del cliente.

Creemos que es necesario buscar también la eficiencia en la excelencia: revisar si la calidad óptima vale lo que cuesta. Si es así, adelante. Y asumamos las consecuencias.

Pero reflexionemos sobre si hay momentos en la vida en que lo que toca es avanzar aunque no las tenga todas conmigo. Aunque me falten datos, aunque quisiera saber más, aunque por avanzar, tropiece con una piedra.

 

 

Dime cómo ocupas tu tiempo y te diré quién eres

La gestión del propio tiempo puede generar productividad y satisfacción personal,  también lo contrario; puede ser una fuente de insatisfacción continua. Cada vez es más frecuente que los procesos de Personal Training tengan su origen en la insatisfacción que provoca la sensación de “no ser dueño de nuestro tiempo”, como si el tiempo fuera manejado por terceros.

Si preguntas a una persona dime cómo ocupas tu día a día, qué haces y cuánto tiempo dedicas a cada actividad, descubres inmediatamente quién es. Las personas que hacen un personal training para mejorar la gestión de su tiempo, lo primero que aprenden es que cada uno decide cómo invierte su tiempo más de lo que imagina. También, que existen una serie de ideas en formato de mandato, es decir, órdenes que obedecemos sin cuestionamiento, que condicionan significativamente la gestión de nuestro tiempo si vivimos “atrapados” en alguna de ellas.

  • ¡Complace! Di a todo y a todos que sí. Una persona prisionera de este mandato, dedicará la mayor parte de su tiempo en trabajar para las necesidades de otros y dejará las propias en último lugar, incluso algunas de ellas quedarán sin hacer…
  • ¡Sé fuerte! No se puede pedir ayuda. Este mandato hace que cuando la persona está sobrecargada de tareas evite comunicar su situación y solicitar apoyo pues actuar así sería mostrarse como una persona incapaz y débil.
  • ¡Apresúrate! No pienses, actúa. Este mandato no siempre provoca insatisfacción a corto plazo pues parece que la actividad desenfrenada indica un alto rendimiento. El problema surge cuando se toma conciencia de que se está agotado físicamente pero no se ha aportado ningún valor con tanta actividad.
  • ¡Sé perfecto! No se pueden cometer errores. La consecuencia de este mandato es que cualquier tarea se prolongará todo el tiempo disponible en aras de garantizar que todo esté controlado y no haya ningún error.
  • ¡Esfuérzate! Sólo tiene valor lo que implica un esfuerzo. No es fácil huir de este mandato, parece que los trabajos tienen que ser innovadores, únicos, etc. cuando hay tareas que requieren sencillez y su valor recae precisamente en esto.

¿Por qué son tan peligrosos estos mandatos? Porque están socialmente admitidos, incluso tienen muy “buena prensa”, pero son ¡imposibles de cumplir!

En tu día a día, ¿qué es lo primero?

Todos sabemos que un día consta de 24 horas, 144 minutos o 86.400 segundos. Partiendo de esta verdad absoluta, lanzamos al lector unas cuantas preguntas para reflexionar sobre cómo gestiona su tiempo, distribuye sus tareas y da respuesta a las demandas surgidas a lo largo de esos valiosos minutos.

  • ¿Cómo distribuyo mi tiempo en las diferentes parcelas que conforman mi vida: personal, laboral y social o relacional?.
  • ¿Qué puedo incorporar de nuevo a mi vida personal y profesional que suponga un cambio positivo sustancial en la gestión de mi tiempo?
  • ¿Disfruto por igual de los tiempos asignados a cada parcela de mi vida?

Quizás para responder a estas cuestiones, baste con contestar a una sola pregunta: en mi día a día, ¿qué es lo primero? A partir de ahí desgranamos el quid de la cuestión.

Cuando empezamos nuestra jornada muchos de nosotros tenemos esa continua sensación de “no llego”, “no veo a mi familia”, “no puedo practicar deporte”, “necesito más horas”… Para acabar con estos pensamientos y sensaciones debemos aprender a decidir y elegir mejor en qué cosas invertimos el tiempo del que disponemos. Para ello hemos de tener en cuenta cuatro conceptos que a veces olvidamos, pero que sin embargo son claves a la hora de mejorar nuestra gestión del tiempo: la eficacia frente a la eficiencia y la importancia frente a la urgencia.

La eficacia frente a la eficiencia, porque al ser eficaces, estamos asegurando que hacemos lo que debemos hacer, frente al hecho de hacerlo bien (el fin frente al cómo); cuando somos capaces de equilibrar ambos, estamos haciendo un buen uso de nuestro tiempo.

La importancia frente a urgencia; nuestro tiempo debe estar enfocado en las cosas importantes, no en las urgencias que casi siempre surgen cuando no somos capaces de anticiparnos a las tareas y atenderlas en el momento oportuno, lo cual hace que nuestras rutinas se conviertan en urgentes y resten nuestro tiempo de atención a las cosas importantes.

Si quieres convertirte en una persona eficaz debes tener en cuenta el principio de Paretto que dice: “los elementos críticos de un conjunto, constituyen en general, sólo una minoría.” Esto se traduce al hecho de que el 20% de trabajo de una persona constituye el 80% de sus resultados.

Así que si quieres ser una persona eficaz, deberías:

-Acostumbrarte a incorporar en tu día a día la rutina de planificar tareas (decidir qué has de hacer) y programarlas (decidir cuándo haces qué).

-Tratar de finalizar tus tareas sin interrupciones. Cada interrupción, supone un “retomar”, que nos resta tiempo en la ejecución de la actividad.

-Ser consciente de que las tareas importantes normalmente requieren de más tiempo que las urgentes, por tanto si las vamos desplazando en nuestras agendas, respondiendo antes y siempre a lo urgente, las primeras se volverán eternas.

Encontrar el equilibrio entre el trabajo mal acabado y el perfecto. Este punto de rentabilidad máxima lo alcanzamos cuando de manera natural e intuitiva realizamos un trabajo con calidad pero siendo conscientes del resto que tenemos en espera.

Y recuerda: “un tiempo para cada cosa, y cada cosa a su tiempo”.