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Etiqueta: planificación

La leyenda del último minuto

Escrito por Dynamis Consultores en . Publicado en Blog.

Hace unos días alguien me advertía que pedir a los jóvenes que se apunten a un evento con una antelación de dos semanas, es casi ciencia ficción. Que hoy en día, la juventud sigue la teoría del “last minute”, que no planifica, que improvisa, que se apunta (y se desapunta) a los planes sobre la marcha. Yo le respondí que no todos son así, y que en cualquier caso, esos mismos jóvenes que viven al día (o a la hora) no actúan del mismo modo cuando tienen intención de asistir a un concierto de su cantante favorito en verano, y están bien pendientes de comprar sus entradas con meses de antelación.

Es la naturaleza de la actividad (más o menos prioritaria para cada uno), su gratuitad y creo que también el carácter de la persona (más o menos planificadora) la que hace que dejemos las cosas para el último minuto, o que tengamos a bien pensar que para que mañana puedan pasar cosas, hoy tenemos (o alguien tiene) que dedicar unos minutillos a prepararlas.

No estoy seguro de que seamos plenamente conscientes de las implicaciones que tiene el “ir viendo”, apuntándome o desapuntándome a planes con cierta ligereza.

Y es que a veces creo que las personas queremos los beneficios de vivir en sociedad, de formar parte de grupos, de vivir experiencias enriquecedoras, pero no los “deberes” que eso conlleva.

El respeto por la comunidad, debería limitar (si es posible tendiendo a cero), el número de veces en que me apunto a algo y luego no voy y ni siquiera aviso. Entiendo que, al menos, las personas que siguen esta práctica, no tendrían inconveniente en que dejen de ser invitados en el futuro.

Por otro lado, sería genial que quienes improvisan sus planes sobre la marcha, fueran conscientes de que pueden hacerlo porque otros no lo hacen: que es porque hay “rígidos controladores planificadores”, que han tenido en cuenta que habrá altas y bajas de última hora, por lo que muchos eventos pueden tener lugar, en un espacio donde las personas puedan estar cómodas, viviendo un concierto o una conferencia con un ponente sugerente.

Es verdad que el mundo gira muy rápido, que hay múltiples planes atractivos, que a veces es muy difícil salirse de la vorágine, elegir… Pero precisamente por ello, tanto más importante es que dediquemos tiempo a pensar antes de actuar, que apliquemos más rigor a la hora de decidir a qué nos comprometemos y a  que pensemos en el impacto que puede tener, en nosotros y en los demás, que nos convirtamos en individuos poco fiables.

Hay cosas que no se pueden planificar: hay montones de incidencias que pueden surgir, o cambios repentinos en las prioridades, que nos obligan a improvisar sobre la marcha. Tampoco se trata de que nos volvamos unos obsesos de la planificación, entre otras cosas porque nos frustraríamos mucho. Lo que debe importarnos son las tendencias: hasta qué punto somos personas que tienden a ir “un paso por detrás”, que no llegan a tiempo, que se bajan con frecuencia de un plan al que se habían comprometido, o que pierden oportunidades por apuntarse a última hora… Llevemos las riendas de nuestra vida, con responsabilidad y respeto a quienes quieren llevar las riendas de las suyas.

 

¿Sabemos gestionar nuestro tiempo?

Escrito por Dynamis Consultores en . Publicado en Blog.

Estamos en plena época de exámenes, trabajos, estrés, prisas y por tanto disponemos en muchas ocasiones de poco tiempo. Pero el tiempo es el mismo, cada semana tiene los mismos siete días con sus mismas 24 horas. Nada cambia respecto a esto. Los que cambiamos somos nosotros, quienes en muchas ocasiones podemos acabar encerrados trabajando sin parar. Como se diría coloquialmente, “nos pilla el toro” y dejamos de hacer cosas importantes y que tal vez nos gustaría hacer, por cosas urgentes que posiblemente podríamos haber prevenido con anterioridad. Sí, la fecha de ese examen lleva puesta desde octubre y la entrega de ese trabajo la sabíamos desde el inicio del semestre.

Gestionar el tiempo para poder llegar a todo lo que queremos no es fácil, pero tampoco es imposible. El tiempo que tenemos siempre será el mismo, pero sí podemos cambiar la manera en la que lo gestionamos.

Planificar. Existen personas que lo planifican absolutamente todo y otras que viven la vida sin saber qué es eso de planificar. A estas últimas suele agobiarles planificar tanto. Sin embargo, esto de planificar no tiene que ser tan horrible. No significa que haya que planificar las 24 horas del día, pero si centrarnos hacia dónde queremos ir, qué tenemos que hacer, en qué plazos debemos tenerlo y lo principal de todo, cumplirlo.

Prioriza. Un gran problema de los jóvenes, y no tan jóvenes; atendemos lo que ocurre en el momento, sin pensar en si realmente es importante o no. Hay que saber distinguir entre lo que es importante, urgente y lo que puede esperar más. Y cómo sabemos esto. Pues haciendo un orden de prioridades. Podemos utilizar una matriz, organizar nuestras tareas por orden de importancia. Pero ser conscientes y determinar a qué tipo pertenece nuestra actividad nos ayudará a priorizar adecuadamente y gestionar mejor nuestro tiempo.

Delega. A veces, queremos tener el control de todo y por tanto hacerlo todo.  Además de que puede que no estés dando a los demás su sitio, estás consumiendo mucho tiempo en tareas que tal vez otras personas podrían desarrollar de manera correcta mientras que tú te centras en una tarea que tengas que realizar. Ser controlador no tiene que ser malo, pero hasta cierto límite.  Hay que saber confiar en el trabajo que pueden realizar otras personas.

Aprender a decir que no. No podemos hacer todo lo que nos pidan o que queramos hacer.  Hay que saber valorar si realmente podemos comprometernos con algo y dedicarle el tiempo que merece. Muchas veces es mejor pocas cosas bien hechas, que tener muchas sin hacer.

¿Cuánto tiempo pierdes? Whatsapp, instagram, un correo, un vídeo… Pasamos de promedio un total de 5 años y 4 meses de tiempo en las redes sociales a lo largo de nuestra vida. Podríamos correr 10.000 maratones en nuestra vida o también podemos intentar controlar ese tiempo y utilizarlo en cosas que nos aporten. Las redes sociales sirven para tenernos en contacto con nuestro entorno, pero también vemos muchísimo contenido que no nos aporta gran valor. Aprendamos a decidir qué puede ser interesante para nosotros y qué no.

Esfuérzate

Escrito por Dynamis Consultores en . Publicado en Blog.

Ganarás el pan con el sudor de tu frente. Es un potente eslogan mil veces escuchado en determinados contextos educativos, a lo largo de muchos años. Traducido: cuanto más curras, más contento tienes que estar. Así que échale horas. Riza el rizo. No te vayas a casa si no estás cansado. O incluso aunque lo estés, sigue trabajando también. Y a trabajar aunque estés enfermo, que lo contrario es de cobardes.

Los españoles seguimos en la cola de los países menos eficientes de Europa. Algo falla en la maquinaria, porque tenemos talento y experiencia equivalente al de otros países, pero nos cunde menos. Largas jornadas de trabajo, largas comidas, largos periodos ante el televisor antes de acostarse… Seguramente, todo influye. También nuestra cultura, más relacional y más soleada que otras.

El caso es que la ciencia ya ha demostrado por activa y por pasiva todos los ritmos circadianos y biorritmos posibles. Nos enseña que los niveles de rendimiento óptimos se producen en horas determinadas, y con pautas específicas de alimentación y descanso. Pero “dar el callo” es lo que mola, sobre todo en algunos segmentos empresariales. Así que venga: jornadas interminables, con esfuerzos que todos miran pero no siempre se valoran: cansancio, estrés, desmotivación…

Es curioso cómo paradigmas que tienen buena pinta: “esfuérzate para lograr lo que te propongas”, se desvirtúan y se convierten en: “trabaja mucho para que nadie (ni tú mismo) te pueda reprochar que no te vacías”.

En cambio, todos tenemos claro, con matices, que si mi equipo se esfuerza mucho, pero no gana, el año que viene nos vamos a segunda división. Por supuesto que es difícil ganar si no te esfuerzas, pero no es difícil perder, aunque te esfuerces. Porque muchos se esfuerzan.

Valoro el esfuerzo, pero mejor si nos sirve para no irnos a segunda. Ello implica racionalizarlo, estudiarlo. Entender cómo hacerlo productivo. Descansar después de él, para poder repetirlo al día siguiente. Echar buena gasolina al depósito, para poder alimentar los caballos del motor.

Con este último ladrón del tiempo que identificó Taibi Kahler, cerramos una serie de cinco posts sobre estos usurpadores: APRESÚRATE, COMPLACE, SÉ FUERTE, SÉ PERFECTO, ESFUÉRZATE. ¿Cuál es el tuyo? Atrápalo y conseguirás que tu energía personal esté mejor aprovechada y dirigida al logro de tus propósitos.

 

 

La ilusión de ser proactivo

Escrito por Dynamis Consultores en . Publicado en Blog.

De entre los 5 “ladrones” de tiempo que el psicólogo americano Taibi Kahler identificó en la década de los 70, destaca al llamado “apresúrate”: ¡muévete!, ¡actúa!, ¡ahora!

Peter Senge, en su fantástico libro sobre el pensamiento sistémico llamado La quinta disciplina (que debería ser de obligada lectura periódica), hace referencia a la llamada ilusión de hacerse cargo, y dice que “está de moda ser proactivo, lo que significa que hay que enfrentar los problemas cuanto antes, no esperar a que alguien haga algo”.

Pero si nuestra actuación no está basada en una reflexión previa, en una planificación a partir de las prioridades y en una comunicación con otras personas que puedan estar afectadas por nuestra actuación, los riesgos de perder el tiempo, aunque se desee justo lo contrario, son grandes.

Es fácil encontrar ejemplos de esto en el día a día: vamos a hacer la compra en un hueco libre, o porque pasamos por la puerta del supermercado, pero como no hemos hecho la lista, se nos olvidan cosas y toca volver. O como no hemos consultado con la pareja, resulta que ahora tenemos botes de tomate en la despensa como si fuera a haber una guerra…

En un ámbito profesional, el “apresúrate” se pone de manifiesto cada día, en esa respuesta irreflexiva a un correo que nos llega en copia, en esa incidencia del ordenador que nos “invita” a arreglarlo y acabamos por estropearlo más, en esa tarea que le corresponde a otros, pero la realizamos por agradar y entonces nos encontramos con la tarea realizada dos veces porque el otro pensó lo mismo.

El ladrón “apresúrate”, cobra vida en ese post-it en el que anotamos tareas a modo de check list, y que vamos tachando a medida que vamos haciendo.

Obsérvese que la intencionalidad del “apresúrate” puede ser muy positiva: querer ganar tiempo, quitar tareas a otros, querer hacer más, o más rápido. Pero como dice Senge, “a menudo la proactividad es reactividad disfrazada”. Nos ponemos las pilas para defendernos de un posible “enemigo” que nos impida responder a la tarea en el futuro, o de un enemigo que creemos que no hará lo que tiene que hacer. “Si lo hago ahora, queda hecho”, dicen los robados por este ladrón.

Pero este ladrón es agotador y descuida las prioridades, con lo cual, a la larga, lejos de ganar, perdemos. Senge recuerda que la “verdadera proactividad ha de ser un producto de nuestro modo de pensar, no de nuestro estado emocional”. Pensar antes de actuar, preguntar, comunicar nuestras acciones… Esto también es ser proactivo, aunque pueda dar lugar, tras la reflexión, a una inacción, o a un aplazamiento de la misma.

 

 

 

En tu día a día, ¿qué es lo primero?

Escrito por Dynamis Consultores en . Publicado en Blog.

Todos sabemos que un día consta de 24 horas, 144 minutos o 86.400 segundos. Partiendo de esta verdad absoluta, lanzamos al lector unas cuantas preguntas para reflexionar sobre cómo gestiona su tiempo, distribuye sus tareas y da respuesta a las demandas surgidas a lo largo de esos valiosos minutos.

  • ¿Cómo distribuyo mi tiempo en las diferentes parcelas que conforman mi vida: personal, laboral y social o relacional?.
  • ¿Qué puedo incorporar de nuevo a mi vida personal y profesional que suponga un cambio positivo sustancial en la gestión de mi tiempo?
  • ¿Disfruto por igual de los tiempos asignados a cada parcela de mi vida?

Quizás para responder a estas cuestiones, baste con contestar a una sola pregunta: en mi día a día, ¿qué es lo primero? A partir de ahí desgranamos el quid de la cuestión.

Cuando empezamos nuestra jornada muchos de nosotros tenemos esa continua sensación de “no llego”, “no veo a mi familia”, “no puedo practicar deporte”, “necesito más horas”… Para acabar con estos pensamientos y sensaciones debemos aprender a decidir y elegir mejor en qué cosas invertimos el tiempo del que disponemos. Para ello hemos de tener en cuenta cuatro conceptos que a veces olvidamos, pero que sin embargo son claves a la hora de mejorar nuestra gestión del tiempo: la eficacia frente a la eficiencia y la importancia frente a la urgencia.

La eficacia frente a la eficiencia, porque al ser eficaces, estamos asegurando que hacemos lo que debemos hacer, frente al hecho de hacerlo bien (el fin frente al cómo); cuando somos capaces de equilibrar ambos, estamos haciendo un buen uso de nuestro tiempo.

La importancia frente a urgencia; nuestro tiempo debe estar enfocado en las cosas importantes, no en las urgencias que casi siempre surgen cuando no somos capaces de anticiparnos a las tareas y atenderlas en el momento oportuno, lo cual hace que nuestras rutinas se conviertan en urgentes y resten nuestro tiempo de atención a las cosas importantes.

Si quieres convertirte en una persona eficaz debes tener en cuenta el principio de Paretto que dice: “los elementos críticos de un conjunto, constituyen en general, sólo una minoría.” Esto se traduce al hecho de que el 20% de trabajo de una persona constituye el 80% de sus resultados.

Así que si quieres ser una persona eficaz, deberías:

-Acostumbrarte a incorporar en tu día a día la rutina de planificar tareas (decidir qué has de hacer) y programarlas (decidir cuándo haces qué).

-Tratar de finalizar tus tareas sin interrupciones. Cada interrupción, supone un “retomar”, que nos resta tiempo en la ejecución de la actividad.

-Ser consciente de que las tareas importantes normalmente requieren de más tiempo que las urgentes, por tanto si las vamos desplazando en nuestras agendas, respondiendo antes y siempre a lo urgente, las primeras se volverán eternas.

–Encontrar el equilibrio entre el trabajo mal acabado y el perfecto. Este punto de rentabilidad máxima lo alcanzamos cuando de manera natural e intuitiva realizamos un trabajo con calidad pero siendo conscientes del resto que tenemos en espera.

Y recuerda: “un tiempo para cada cosa, y cada cosa a su tiempo”.