Todos sabemos que un día consta de 24 horas, 144 minutos o 86.400 segundos. Partiendo de esta verdad absoluta, lanzamos al lector unas cuantas preguntas para reflexionar sobre cómo gestiona su tiempo, distribuye sus tareas y da respuesta a las demandas surgidas a lo largo de esos valiosos minutos.

• ¿Cómo distribuyo mi tiempo en las diferentes parcelas que conforman mi vida: personal, laboral y social o relacional?.
• ¿Qué puedo incorporar de nuevo a mi vida personal y profesional que suponga un cambio positivo sustancial en la gestión de mi tiempo?
• ¿Disfruto por igual de los tiempos asignados a cada parcela de mi vida?

Quizás para responder a estas cuestiones, baste con contestar a una sola pregunta: en mi día a día, ¿qué es lo primero? A partir de ahí desgranamos el quid de la cuestión.

Cuando empezamos nuestra jornada muchos de nosotros tenemos esa continua sensación de “no llego”, “no veo a mi familia”, “no puedo practicar deporte”, “necesito más horas”… Para acabar con estos pensamientos y sensaciones debemos aprender a decidir y elegir mejor en qué cosas invertimos el tiempo del que disponemos. Para ello hemos de tener en cuenta cuatro conceptos que a veces olvidamos, pero que sin embargo son claves a la hora de mejorar nuestra gestión del tiempo: la eficacia frente a la eficiencia y la importancia frente a la urgencia.

La eficacia frente a la eficiencia, porque al ser eficaces, estamos asegurando que hacemos lo que debemos hacer, frente al hecho de hacerlo bien (el fin frente al cómo); cuando somos capaces de equilibrar ambos, estamos haciendo un buen uso de nuestro tiempo.

La importancia frente a urgencia; nuestro tiempo debe estar enfocado en las cosas importantes, no en las urgencias que casi siempre surgen cuando no somos capaces de anticiparnos a las tareas y atenderlas en el momento oportuno, lo cual hace que nuestras rutinas se conviertan en urgentes y resten nuestro tiempo de atención a las cosas importantes.

Si quieres convertirte en una persona eficaz debes tener en cuenta el principio de Paretto que dice: “los elementos críticos de un conjunto, constituyen en general, sólo una minoría.” Esto se traduce al hecho de que el 20% de trabajo de una persona constituye el 80% de sus resultados.

Así que si quieres ser una persona eficaz, deberías:

-Acostumbrarte a incorporar en tu día a día la rutina de planificar tareas (decidir qué has de hacer) y programarlas (decidir cuándo haces qué).

-Tratar de finalizar tus tareas sin interrupciones. Cada interrupción, supone un “retomar”, que nos resta tiempo en la ejecución de la actividad.

-Ser consciente de que las tareas importantes normalmente requieren de más tiempo que las urgentes, por tanto si las vamos desplazando en nuestras agendas, respondiendo antes y siempre a lo urgente, las primeras se volverán eternas.

–Encontrar el equilibrio entre el trabajo mal acabado y el perfecto. Este punto de rentabilidad máxima lo alcanzamos cuando de manera natural e intuitiva realizamos un trabajo con calidad pero siendo conscientes del resto que tenemos en espera.

Y recuerda: “un tiempo para cada cosa, y cada cosa a su tiempo”.